Prozessoptimierung abgeschlossen – und warum läuft es nicht glatt?

Unternehmen
Mineralölbranche, ca. 5000 Mitarbeiter in Deutschland

 

Unternehmensbereich
Alle relevanten Prozesspartner im Retailbereich

 

Auftrag
Nach einer Restrukturierungsphase zeigten sich deutliche Prozessstörungen, wie z.B. unklare Zuständigkeiten, verzögerte Abwicklungen, Formalisierung von internen Kooperationsbeziehungen („E-Mail-Fluten“…) etc. Das alles deutete auf eine faktisch und emotional (noch) nicht verdaute Situation auf Mitarbeiterseite hin. Rollen- und Verantwortungsunsicherheit, gepaart mit persönlicher Frustration über die Veränderungen, führten zu diesen Prozessstörungen.

 

Projektschritte

  • Gemeinsame Ausarbeitung des Herangehens mit interner Projektgruppe
  • Einbindung des Managementteams durch Einzelgespräche und Klärungs-Workshop sowie Teilnahme an dem sich anschließenden Workshop-Rollout
  • Konzeption eines zweitägigen Workshops, der ein vertieftes Verstehen der neuen Prozesse ermöglicht und die Mitarbeiter durch konkrete Bearbeitung ihrer „Probleme vor Ort“ aktiv einbindet
  • Durchführung von 20 Mitarbeiter-Workshops mit insgesamt 400 Mitarbeitern. Jeder Workshop war mit Mitarbeitern aus den relevanten Prozessbereichen besetzt. Einbindung eines „Gastredners“ aus dem Managementteam zu Beginn jedes Workshops und eines Ansprechpartners aus der Projektgruppe
  • Regelmäßige Rückkopplung der Ergebnisse aus den Workshops im Projektteam
  • Einbindung des Managementteams in den Prozessverlauf und die Ergebnisse
  • Rückkommunikation Managementteam – Mitarbeiter

 

Projektdauer
6 Monate inklusive Planungsphase

 

Ergebnisse

  • Die Motivation der Mitarbeiter zu Beginn war häufig sehr defensiv („Was soll das Ganze? Warum wird dafür so viel Geld ausgegeben, wenn an anderen Stellen so gespart wird?“…)
    Ebenso erzeugte die selbstständige Identifikation von Prozessproblemen und deren Bearbeitung im Workshop anfänglich Irritationen
  • Aber: Der Kommunikations- und Abstimmungsfluss wurde zielgerichtet reaktiviert – zwischen den Prozesspartnern und hierarchieübergreifend. Bereichs- und hierarchieübergreifende Rollenverantwortungen wurden geklärt, Brücken zwischen den beteiligten Prozesspartnern gebaut. O-Ton einer Teilnehmerin des 15. Workshops: „Ich weiß nicht, was in diesen Workshops gelaufen ist. Aber mir fällt auf, dass ich nicht mehr so viele unnütze E-Mails bekomme – bei Problemen klingelt eher mal das Telefon oder Kollegen tauchen sogar persönlich auf.“