Überprüfung und Weiterentwicklung der Arbeitsabläufe

Verwaltung einer Universität mit 14.000 Studierenden

Abteilung Drittmittel: Mitarbeitende und Führungskräfte

• Sind die Arbeitsabläufe optimal aufgeteilt bzw. wo bestehen Verbesserungspotentiale?
• Welche technischen Arbeitshilfen werden wie genutzt?
• Welcher Stellenumfang ist für die Aufgaben angemessen?
• Welche Auswirkungen hat welches Führungsverhalten?
• Welche Aufgaben müssen zentral oder können dezentral übernommen werden?
• Wie kann die Zusammenarbeit mit den dezentralen Stellen verbessert werden?
• Wie gewinnen wir qualifizierte Mitarbeitende für die Abteilung?

1. Erhebung IST-Stand und Kennzahlen
2. Workshops mit Mitarbeitenden und Führungskräften
3. Modellierung von Soll-Prozessen
4. Auswertung Nutzung technische Tools und Datenbanken
5. Befragungen und Erhebungen dezentrale BereicheAbleitung Empfehlungen für (Um-)Verteilung Aufgaben
6. Unterstützung Ausschreibungs/Besetzungsverfahren
7. Coaching Führungskraft

• Einbindung Mitarbeitende in Lösungsfindung
• Detail-Expertise zu Drittmittel-Anforderungen und -Prozessen
• Bereitschaft Leitungsebenen zu Veränderung

10 Monate

Der Fokus wurde auf dezentral beteiligte Stellen ausgeweitet. Die Ergebnisse wurden auf Rektorats-Ebene vorgestellt und diskutiert.

• Optimierungen in diversen Prozess-Schritten; Gesamtübersicht Aufgaben und Zuständigkeiten. Neuverteilung Aufgaben und Projekte.
• Effizientere Kommunikation und Nutzung von technischen Tools.
• Hohe Bereitschaft Mitarbeitende zu Änderungen Abläufe und Zuständigkeiten.
• Veränderte Wahrnehmung Abteilung in Verwaltung und Fakultäten.

Komplexe (theoretische) Prozess-Beschreibungen wurden in konkrete Anwendung übersetzt und gemeinsam mit allen Beteiligten optimiert.