Drittmittelabteilung Universität
Aktivität
Überprüfung und Weiterentwicklung der Arbeitsabläufe
Kunde
Verwaltung einer Universität mit 14.000 Studierenden
Zielgruppe
Abteilung Drittmittel: Mitarbeitende und Führungskräfte
Fragestellung
- Sind die Arbeitsabläufe optimal aufgeteilt bzw. wo bestehen Verbesserungspotentiale?
- Welche technischen Arbeitshilfen werden wie genutzt?
- Welcher Stellenumfang ist für die Aufgaben angemessen?
- Welche Auswirkungen hat welches Führungsverhalten?
- Welche Aufgaben müssen zentral oder können dezentral übernommen werden?
- Wie kann die Zusammenarbeit mit den dezentralen Stellen verbessert werden?
- Wie gewinnen wir qualifizierte Mitarbeitende für die Abteilung?
Aktivitäten
- Erhebung IST-Stand und Kennzahlen
- Workshops mit Mitarbeitenden und Führungskräften
- Modellierung von Soll-Prozessen
- Auswertung Nutzung technische Tools und Datenbanken
- Befragungen und Erhebungen dezentrale BereicheAbleitung Empfehlungen für (Um-)Verteilung Aufgaben
- Unterstützung Ausschreibungs/Besetzungsverfahren
- Coaching Führungskraft
Erfolgsfaktoren
- Einbindung Mitarbeitende in Lösungsfindung
- Detail-Expertise zu Drittmittel-Anforderungen und -Prozessen
- Bereitschaft Leitungsebenen zu Veränderung
Projektdauer
10 Monate
Besonderheiten im Projektverlauf
Der Fokus wurde auf dezentral beteiligte Stellen ausgeweitet. Die Ergebnisse wurden auf Rektorats-Ebene vorgestellt und diskutiert.
Ergebnis
- Optimierungen in diversen Prozess-Schritten; Gesamtübersicht Aufgaben und Zuständigkeiten. Neuverteilung Aufgaben und Projekte.
- Effizientere Kommunikation und Nutzung von technischen Tools.
- Hohe Bereitschaft Mitarbeitende zu Änderungen Abläufe und Zuständigkeiten.
- Veränderte Wahrnehmung Abteilung in Verwaltung und Fakultäten.
Besonderheit
Komplexe (theoretische) Prozess-Beschreibungen wurden in konkrete Anwendung übersetzt und gemeinsam mit allen Beteiligten optimiert.