Einführung und Optimierung Nutzung SAP GM im Drittmittelbereich Universität

Finanzverwaltung einer Universität mit 32.000 Studierenden

Dezernat Finanzen und Drittmittel

• Was ist sinnvoll und notwendig in SAP Grants Management?
• Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?
• Wie laufen die Prozesse jetzt und was soll zukünftig möglich sein?
• Welche Anpassungen in Ablauf- und Aufbauorganisation sind notwendig?
• Wie können die Mitarbeitenden im laufenden Prozess mitgenommen und motiviert werden?
• Wie kann das Zusammenspiel mit Verwaltungsbereichen im Prozess optimiert werden?
• Wie sollen die dezentral Beteiligten eingebunden werden?
• Wie kann der „Service für die Wissenschaft“ optimiert werden?

1. Info-Veranstaltungen und Anforderungskonzept für SAP GM
2. Erhebung IST-Stand
3. Modellierung von Soll-Prozessen
4. Workshops mit Mitarbeitenden und Führungskräften
5. Workshops mit prozessbeteiligten Verwaltungseinheiten
6. Workshops mit Fakultätsvertretungen
7. Begleitung Umsetzung und Unterstützung Abstimmung mit SAP-Implementierern
8. Trouble-Shooting bei Detail-Problemen

• Sorgfältige und ehrliche IST-Erhebung
• Detail-Kenntnisse zu Drittmittel-Prozess und Möglichkeiten SAP
• Einbindung Mitarbeitende in Planung Umsetzung
• Kompetenz Gestaltung Veränderungsprozesse / Change
• Zutrauen und Toleranz in Einführungsphase bei allen Beteiligten

18 Monate

Permanente Änderungen bzgl. Anforderungen und technischen Details des Systems. Wechselnde Berater bei Implementierungs-Unternehmen.

• Gute Vorbereitung und Umsetzung Implementierung SAP GM
• Verhältnismäßig unkomplizierte Umstellung der Prozesse
• Erhebung und Betrachtung Gesamt-Prozesse über alle involvierten Stellen
• Gestaffelte Einführung Module SAP
• Verbesserte Drittmittel-Prozesse in neuem System

Die Einführung eines neuen IT-Tools ist weniger eine technische, als vielmehr eine kulturelle Herausforderung.